В статье мы рассказали, сколько хранить документы по охране труда в компании, как необходимо организовать работу с документами с учетом актуальных рекомендаций.
Сроки хранения документов по охране труда: НПА
На данный момент действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей. В нем дан перечень внутренних документов с указанием их сроков хранения. Напомним, что после истечения срока их действия, все документы, включая по охране труда, хранят в порядке, который утверждает руководитель организации. Как только срок хранения документов, установленный в приказе Росархива № 236, заканчивается, их передают в архив по правилам, утвержденным в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77.
Важно! Штраф по статье 13.20 за ненадлежащее хранение документов устанавливается не только на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.
Вторая опасность — если документ не будут хранить весь свой положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведенным. И тут нужно учитывать нюансы, особенно если в приказе Росархива нет упоминания конкретного документа.
Пример из практики:
В приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 не указан срок хранения приказов по вопросам охраны труда. Вы можете ориентироваться на рекомендации чиновников в Письме Минтруда России от 25.02.2022 № 15-2/ООГ-384. Там указано, что в пункте 19 раздела 1.2. приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 установлены сроки хранения приказов:
- по основной (профильной) деятельности — постоянно;
- по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Чиновники рекомендуют срок хранения приказов по вопросам охраны труда определять исходя из содержания и цели издания приказа по вопросам охраны труда.
Пример сроков хранения документов по охране труда с учетом приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
| Наименование документа по ОТ | Приказ № 236 Росархива |
| Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте, журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда | 45 лет (п. «а» п. 423) |
| Карты СОУТ, сводные ведомости, перечни работ по улучшению условий и охраны труда, декларации соответствия, контракты (договоры) на проведение СОУТ, протоколы замеров, заключения эксперта СОУТ | 45 лет (п. «а» п. 407) При вредных и опасных условиях труда: · 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; · 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 |
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 (п. 414) |
| Наряд-допуск на работы с повышенной опасностью | 1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 415) |
| Журнал учета выдачи нарядов-допусков и распоряжений на работы с повышенной опасностью | 1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 416) |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | 45 лет (п. 424) |
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений. Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
- если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
- если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Таблица. Сроки хранения документов по охране труда
Как обеспечить защиту документов от порчи
Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.
Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.
Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.
Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:
- запах плесени
- неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
- разложение бумаг
- «склеенные» листы
- «ветхая» бумага
- грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.
Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.
Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.
Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:
- создать оптимальные условия хранения документов
- разместить документы в хранилище
- соблюдать порядок выдачи дел из архива
- учитывать документы, их проверку и состояние
- обеспечивать физико-химической сохранность документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:
- предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
- оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
- применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.)
- создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий