Обязательные документы по охране труда в компании: актуальный перечень
получить материалы
Каждое мероприятие по охране труда должно быть оформлено локальным нормативным актом. В противном случае проверяющий инспектор может установить штраф за невыполнение этого мероприятия. В статье мы рассказали, как провести аудит документации по охране труда так, чтобы не навлечь неприятности на организацию и не составлять не нужные документы, отвлекающие от главной задачи специалиста по охране труда – защищать работников от опасностей.
Скачайте в конце статьи:
- Обязательные документы по охране труда в организации: актуальный перечень
- Образцы личной карточки СИЗ и карточки для дежурных СИЗ
- Перечень опасностей и мер по управлению ими в рамках СУОТ
- План мероприятий по корректировке рисков бланк
- План мероприятий по улучшению условий и охраны труда в компании
- План управления рисками в компании
- Положение о порядке обучения требованиям охраны труда
- Программа обучения по оказанию первой помощи пострадавшим
Список обязательных документов по охране труда
Изменения, постоянно происходящие в законодательстве, требуют от специалиста по охране труда переработать комплект локальных нормативных документов. Мы бережно относимся к вашему времени, поэтому перечислим список обязательных документов для всех организаций, вне зависимости от того, об ИП идет речь, или о крупной компании.
Прежде всего необходимо установить, что обязательные документы по охране труда регламентированы исключительно нормативными правовыми актами. Все ГОСТ, методические рекомендации являются документами добровольного применения, поэтому документы по охране труда не должны быть избыточными. Избыточность – один из главных врагов специалистов по охране труда, так как они отвлекают от самого главного – профилактики травматизма на рабочих местах.
Требования к документам по ОТ в компании следующие:
- они не должны не противоречить нормативным правовым актам;
- должны быть системными, то есть исходить из установочного документа – Положения о системе управления охраной труда (СУОТ), разрабатываемого каждым работодателем;
- должны вовремя актуализироваться под изменения в законодательстве и храниться в соответствии с утвержденными сроками;
- должны быть утверждены работодателем и доведены до персонала способом, принятым правилами внутреннего документооборота компании.
С учетом изменений, которые произошли в 2023 году, специалисту по охране труда необходимо разработать ряд основных документов по охране труда. К ним относятся:
- Положение о системе управления охраной труда в организации;
- Политика организации по охране труда;
- Перечень опасностей;
- План мероприятий по управлению рисками;
- План мероприятий по улучшению условий и охраны труда
Обратите внимание! В новом положении о системе управления охраной труда, утв. приказом Минтруда от 29.10.2021 № 776н, изменились основные процедуры СУОТ, процессы функционирования СУОТ, направления политики в области охраны труда (п. 10 в 776н), основные процедуры СУОТ (п. 55 в 776н). Также рекомендуем до 1 сентября 2024 года актуализировать раздел об организации и проведении спецоценки. В документе пропишите возможность хранения отчета о результатах спецоценки не только в бумажном формате, но и в электронной, прописанные в приказе Минтруда от 21.11.2023 № 817н. Не забудьте внести изменения о новой обязанности комиссии по спецоценке оформлять протокол заседания комиссии после идентификации ВиОПФ на рабочих местах. И если вы выберете электронный формат, учтите, что вам понадобятся УКЭП или УНЭП.
Структура положения о СУОТ должна соответствовать изменениям в Х разделе Трудового кодекса несмотря на то, что примерное положение о СУОТ является рекомендацией. Проверьте, не указана ли в вашем действующем Положении о СУОТ старая нумерация статей ТК РФ и сделаны ли отсылки на отмененное с 1 марта 2022 г. типовое положение о СУОТ № 438н. В этом случае придется срочно переделывать Положение полностью. Ведь в нем не указан порядок расследования микротравм, порядок информирования работников об условиях труда и т.д.
Структура положения о СУОТ в компании
| Наименование раздела | |
| Планирование и контроль эффективности СУОТ | |
| Общие положения | |
| Политика и цели по охране труда | |
| Планирование и контроль реализации мероприятий по охране труда, улучшений функционирования СУОТ | |
| Мониторинг и оценка эффективности функционирования СУОТ. | |
| Консультации и взаимодействие с представительным органом работников в формировании культуры безопасности | |
| Распределение обязанностей между должностными лицами в сфере охраны труда | |
| Функционирование СУОТ | |
| Наименование раздела | Содержание раздела |
| Базовые процессы СУОТ | Проведение специальной оценки условий труда, оценки профессиональных рисков и информирование соискателей и работников об условиях труда и опасностях на рабочем месте |
| Процессы по допуску к самостоятельной работе | Проведение медосмотров |
| Проведение обучения по охране труда: инструктажей, стажировки, обучения и проверки знаний требований охраны труда, включающего обучение правильному применению СИЗ и оказанию первой помощи | |
| Обеспечение работников средствами индивидуальной и коллективной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами | |
| Процессы по обеспечению безопасности медицинской среды | Обеспечение безопасности работников при эксплуатации оборудования, применяемых инструментов, сырья |
| Обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий и сооружений и осуществлении технологических процессов | |
| Обеспечение безопасности при допуске подрядных организаций к производству работ на территории, в зданиях и сооружениях | |
| Сопутствующие процессы | Санитарно-бытовое обеспечение работников |
| Выдача молока или других равноценных продуктов | |
| Обеспечение обязательного социального страхования | |
| Обеспечение лечебно-профилактическим питанием | |
| Соблюдение режима труда и отдыха | |
| Процессы реагирования на неблагоприятные ситуации | Реагирование на аварийные ситуации |
| Реагирование на микротравмы, несчастные случаи и профессиональные заболевания | |
Чтобы определить, все ли обязательные документы разработаны именно для вашего учреждения, предлагаем наше готовое решение. Мы проанализировали все чек-листы Роструда и составили таблицу. Благодаря ей вы разработаете нужное количество документов, и не будете тратить время на не нужные.
Таблица. Проверьте, все ли обязательные документы у вас в наличии
Скачайте таблицу в конце статьи >>>
Пример разработки Положения о СУОТ, политики в области ОТ мы разместили в нашей статье Как разработать положение о СУОТ: новые требования и образец заполнения. По результатам оценки профрисков и проведенной СОУТ необходимо разработать актуальный План мероприятий по улучшению условий и охраны труда ежегодно.
Образец плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда
Скачайте документ в конце статьи >>>
Приказ Минтруда России от 28.12.2021 № 926 «Об утверждении Рекомендаций по выбору методов оценки уровней профессиональных рисков и по снижению уровней таких рисков» также действует с 1 марта 2022 года. В приложении к этим рекомендациям Минтруд разместил форму плана управления рисками. Форма рекомендованная, но разработать документ необходимо в том виде, в котором документ будет утвержден в положении о системе управления охраной труда. Не забудьте, что обязательным документом является Перечень опасностей.
Перечень опасностей и мер по управлению ими в рамках СУОТ
Скачайте документ в конце статьи >>>
➜ Учтите изменения, которые касаются расследования профзаболеваний, утв. постановлением Правительства от 05.07.2022 № 1206. Вы можете оформить их как отдельным документом, так и актуализируя раздел в положении о СУОТ. Укажите порядок действий после получения извещения о предварительном диагнозе профзаболевания, а также максимальный срок расследования, который составляет 30 рабочих дней со дня создания комиссии.
➜ Также учтите, что до конца 2024 года все компании обязаны перейти на выдачу СИЗ по единым типовым нормам (ЕТН) по приказу Минтруда от 29.10.2021 № 767н. Поэтому необходимо актуализировать Порядок обеспечения работников СИЗ. Ссылаться в нем необходимо не на ТОН, а на ЕТН. И не забудьте разработать нормы выдачи СИЗ и новые формы карточек по ЕТН.
➜ Разработайте и утвердите формы, по которым будете извещать СФР о несчастном случае. Напомним, что СФР приказом СФР от 28.06.2023 № 1226 отменил прежнюю форму сообщения о НС и разработал рекомендации о взаимодействии специалистов фонда с работодателями при НС: Методические рекомендации СФР от 28.06.2023. Учтите, что теперь форму извещения о НС нужно выбирать в зависимости от его категории.
Важно! Эксперты ЦОКО№1 актуализировали информацию по текущим изменениям в охране труда
Если вы следите за изменениями в законодательстве и постоянно актуализируете свои знания, вам будут полезны наши материалы. Их составили эксперты-практики с многолетним стажем в охране труда.
- Изменения по охране труда в 2024 году: гайд от экспертов
- Новые Правила выдачи СИЗ: как по ним работать
- Новая методика проведения СОУТ по приказу Минтруда №817н: как проводить с 1 сентября 2024 года
- Как перейти на ЕТН в 2024 году: инструкция от эксперта
Какие необязательные документы по ОТ подстрахуют при проверках ГИТ
Помимо обязательных документов, перечисленных в требованиях проверочных листов Роструда, существует необходимость разработать и «необязательные» документы, форма которых не утверждена законодательно, но их ведение регламентировано нормативными правовыми актами (Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 01.02.2022 № 20, Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).
Так, например, при проведении медосмотров существует обязанность вести учет выдачи направлений и ознакомление работников с календарным планом медосмотра (пункт 9 Приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н). При этом требования к оформлению этого учета не предусмотрены. Это означает, что работодатель должен разработать форму такого ознакомления, определить, будет ли она бумажной или электронной. Мы рекомендуем завести общий журнал учета выдачи направлений на обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования.
Не забывайте про учет и расследование микротравм. Форма учета не закреплена законодательно, но дан ее рекомендованный образец (Приказ Минтруда РФ от 15.09.2021 г. № 632н). Поэтому работодатель, с учетом своей деятельности и количества подразделений должен разработать свою форму учета. Это может быть справка о расследовании, акт расследования, также обязательным является ведение журнала учета. Кроме того, что журнал можно вести в электронном виде, некоторые работодатели не имеют возможность получать электронные цифровые подписи на каждого работника, получившего микротравму. Статья от экспертов ЦОКО№1 Микротравмы на производстве: причины, расследование и учет содержит готовый образец заполнения справки по расследованию и журнала учета.
Как накажут, если не вести документы по охране труда
Во время плановой проверки инспектор проверяет наличие документов по охране труда согласно проверочным листам. При внеплановой проверке инспектор проводит проверку наличия документов по охране труда согласно предмету проверки. Так, если от работника в ГИТ поступила жалоба на то, что не стирают его СИЗ, а заставляют стирать самому, проверят личные карточки учета выдачи СИЗ, график сдачи СИЗ в стирку, договор с прачечной, акты выполненных работ. Поскольку СИЗ все-таки выдаются, работодателя оштрафуют по ч.1 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Виды и размеры штрафов за нарушение порядка оформления документов по охране труда установлены в ст. 5.27.1 КоАП РФ. Эта статья появилась относительно недавно (введена Федеральным законом от 28.12.2013 № 421-ФЗ), и заставила многих работодателей пересмотреть свои взгляды на охрану труда.
| Вид правонарушения | Размер штрафа на компанию | Пример |
| Нарушение государственных нормативных требований охраны труда (Трудового кодекса РФ, правил по охране труда и т.д.) (ч. 1) | до 80 000 руб. | Утерян журнал регистрации инструктажей, не завели карточку учета выдачи СИЗ, отсутствует учет направлений на медосмотры, не выдали СИЗ 1 класса |
| Нарушение порядка проведения спецоценки условий труда или ее непроведение (ч. 2) | до 80 000 руб. | Не составлен график проведения спецоценки, в комиссии нет члена представительного органа работников при наличии такого органа, не провели СОУТ |
| Допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения обучения и проверки знаний требований охраны труда или без прохождения обязательных медосмотров (ч. 3) | до 130 000 руб. | Не проводилось обучение или медосмотр |
| Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты (ч. 4) | до 150 000 руб. | Не выдали СИЗ 2 класса |
Неправильно думать, что, если инспектор трудовой инспекции не обнаружит какой-либо нужный документ, он запишет, что мероприятие не выполнено совсем. Инспекторы обязаны исходить из презумпции добросовестности работодателя, декларированной в третьей статье Закона о защите прав предпринимателей (Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 N 294-ФЗ).
Считается, что работодатель вправе рассчитывать на то, что действия государственного надзорного органа будут соответствовать презумпции добросовестности, если докажет любым доступным способом выполнение законного требования. Поэтому, при наложении административного наказания, работодатель вправе ходатайствовать об уменьшении штрафа, если у него отсутствовал какой-либо документ по охране труда, но деятельность в этом направлении фактически осуществлялась.
| Пример 1 В организации был утерян журнал регистрации вводного инструктажа, и был заведен новый, с января 2021 года. Инспектор ГИТ вместо того, чтобы указать в постановлении, что инструктаж не проводился до этой даты, может провести опрос лиц, принятых на работу, в ходе которого выяснит, проводился ли инструктаж по предоставленной работодателем программе, или нет. Это и есть следование принципам добросовестности работодателя. |
| Пример 2 При проверке инспекции Роструда было выявлено, что на некоторых должностях отсутствуют личные карточки учета выдачи СИЗ. Поэтому инспектор запросил данные первичной бухгалтерской отчетности по получению работниками спецодежды, и по накладным установил, что подпись работника есть, комплект одежды работники получили вовремя, эта одежда сдавалась в стирку. |
Лишь в том случае, когда факт не будет подтвержден другими законными документами, инспектор может предъявить замечание о не проведении обязательных мероприятий и оштрафовать по соответствующей статье 5.27.1 КоАП РФ.
Например, если отсутствуют обязательные документы по охране труда — протоколы проверки знаний, удостоверения, программа обучения, и сами работники отрицают факт проведения обучения и проверки знаний по охране труда, работодателя привлекут к ответственности по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Если же работники не отрицают факт обучения и проведения экзамена, есть обязательные документы — программа, протокол, но не выдано удостоверение по охране труда, штраф будет установлен по части 1 статьи 5.27.1 КоАП как за нарушение порядка оформления результатов обучения по охране труда.
Кроме того, инспектор или суд могут установить, что правонарушение малозначительное и снизить размер штрафа в этой ситуации. Но если обучение не проводилось, штраф установят по количеству работников, чье трудовое право на подготовку по охране труда было грубо нарушено работодателем, что является угрозой жизни и здоровью работников.
Эта позиция закреплена в Постановлениях Верховного Суда РФ: от 15.08.2014 № 60-АД14-11, №60-АД14-12, №60-АД14-13, №60-АД14-14, 60-АД14-15. Если работодатель привлекается к административному наказанию в виде штрафа по ч. 3, 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, то работодатель несет ответственность за каждое установленное нарушение. В то же время, если работодатель привлекается к административному наказанию в виде штрафа по ч. 1, 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ, ответственность работодателя не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены.
Отправить