Мотивированный отказ в подписании отчета для аккредитации

При прохождении периодической аккредитации медику необходимо предоставить отчет о профессиональной деятельности, в том числе информацию о работе по специальности за последние пять лет за 5 лет, согласованную с руководителем организации, в которой он работает. Но нередко возникают ситуации, когда сделать это невозможно. В этом случае вам понадобится мотивированный отказ. Расскажем, как и в какой форме его получить.

Для чего нужен мотивированный отказ

Мотивированный отказ — это официальный письменный ответ руководителя медицинской организации, в котором он объясняет, почему не может согласовать (подписать) отчет о профессиональной деятельности медицинского работника. Такой документ требуется в рамках периодической аккредитации специалистов, когда отчет за последние пять лет не заверен подписью руководителя​. Иными словами, если ваш руководитель по какой-то причине не подписывает подготовленный вами отчет, он должен выдать вам письменный мотивированный отказ с указанием причины отказа​.

Скачайте: «Аккредитация от А до Я: методичка для медицинских работников»

Мотивированный отказ прилагается к портфолио для аккредитации вместо подписи руководителя. Документ оформляют в свободной форме на имя работника, и заверяют печатью организации​.

Важно понимать: мотивация отказа означает, что в документе должна быть обоснована причина несогласования отчета. Это не просто отсутствие подписи, а официальный документ, объясняющий, почему отчет не был подписан. Такой отказ защищает права медицинского работника — он подтверждает, что вы предоставили отчет, но обстоятельства помешали его обычному согласованию, и позволяет аккредитационной комиссии дальше рассматривать ваши документы без подписи начальства.

Эксперты ЦОКО№1 приглашают пройти предаккредитационную подготовку для успешного прохождения периодической аккредитации. Наши специалисты помогут вам:

1. Подготовиться ко всем видам аккредитации
2. Разобраться в требованиях законов
3. Подготовиться к аккредитации и определить необходимый объем обучения
4. Завести личный кабинет на портале НМО, разобраться, как подавать заявки и выбирать мероприятия
5. Сформировать план обучения
6. Выбрать курсы, семинары, лекции, конференции и другие мероприятия с присуждением баллов НМО
7. Выбрать удобный график обучения

получить консультацию

В каких случаях необходимо получить мотивированный отказ

Ситуации, когда отчет о профессиональной деятельности не удается согласовать с руководителем, могут быть разными. Чаще всего мотивированный отказ требуется, если руководитель не может подтвердить часть сведений в вашем отчете или формально не имеет права его подписать. Рассмотрим несколько распространенных случаев:

• Недавнее трудоустройство в новую организацию. Например, специалист значительную часть отчетного 5-летнего периода проработал в другом медучреждении и только недавно устроился к нынешнему работодателю. Руководитель текущей организации не может подтвердить данные о работе у прошлого работодателя, поэтому отказывает в согласовании отчета, оформив мотивированный отказ​.
• Изменение должности или специальности. Специалист в течение отчетного периода работал по аккредитуемой специальности, а затем перешел на другую должность (не связанную с этой специальностью). В такой ситуации руководитель не сможет подписать отчет, потому что с определенной даты сотрудник уже не выполняет соответствующую работу​. Отказ объясняется тем, что руководитель может подтвердить только ту деятельность, которую специалист вел на актуальной должности.
• Работа в нескольких организациях. Если в отчете указаны сведения о стаже и деятельности в другой организации (предыдущем месте работы), а сам отчет подается через нынешнее место работы, главный врач текущей организации вправе отказать в согласовании. Он указывает, что подтверждает лишь информацию о вашей работе в данной (текущей) организации, а данные прошлого работодателя заверить не может​. В таком случае вы получаете мотивированный отказ, где это разъяснено.
• Совмещение нескольких специализаций. Бывают случаи, когда медик за отчетный период выполнял работу по двум разным специальностям (например, по основной должности и по совместительству). При подаче документов на аккредитацию выбирается одна специальность. Отчет по второй специальности руководитель подписать не имеет возможности, поэтому оформляется отказ с причиной о невозможности подтверждения работы по этой специальности​.

Кроме перечисленного, встречаются и другие обстоятельства: например, организационные изменения, отсутствие прямого руководителя на момент подачи документов, бюрократические задержки. В любом случае, если начальство отказывается подписывать ваш отчет, оно должно предоставить объяснение в письменной форме. Мотивированный отказ фиксирует объективные причины, по которым согласование отчета невозможно, будь то кадровые перестановки, изменение места работы или иной фактор.

Как правильно оформить мотивированный отказ

Формально установленного бланка или строгой формы для мотивированного отказа нет — документ составляется в свободной форме​. Однако существуют рекомендации, как его оформить грамотно:

• Отказ обычно пишется на фирменном бланке организации (если он имеется) либо на стандартном листе, но с указанием реквизитов учреждения.
• Документ адресуется непосредственно медицинскому работнику. В шапке указывают фамилия, имя, отчество и должность, а также данные руководителя (ФИО, должность). Можно включить тему или заголовок, например: «Мотивированный отказ в согласовании отчета о профессиональной деятельности».
• В тексте руководитель должен ясно указать, что отказывает в согласовании отчета для аккредитации и почему. Причина формулируется конкретно и по существу. Например: «Уважаемая [ФИО специалиста], сообщаю, что в согласовании вашего отчета о профессиональной деятельности для периодической аккредитации отказано, так как в период с __ по __ вы работали в другой медицинской организации. Информация, представленная в отчете за указанный период, не может быть подтверждена нашей организацией»​. Такой текст прямо указывает на обстоятельство (работа в другом учреждении), препятствующее подписанию. Причин может быть несколько — важно перечислить ключевые факты (например, с какого числа вы не занимаете должность по данной специальности, в какой организации работали ранее и т.д.).
• После основного текста руководитель ставит свою подпись. Если документ подписывает не сам главный врач, а уполномоченный заместитель, это должно быть отражено (например, «И.О. директора» или другая должность зама). Обязательна печать организации (при наличии печати) для заверения отказа​. Дата составления также проставляется в конце.

Готовый мотивированный отказ выдается вам на руки или отправляется официальным путем. Этот документ необходимо приложить к пакету документов на аккредитацию вместе с самим отчетом о профессиональной деятельности, который остался без подписи руководителя​.

Мотивированный отказ в согласовании отчета о профессиональной деятельности: образец 

Таким образом, ваше портфолио будет содержать: несогласованный (неподписанный) отчет и письмо-отказ, поясняющее причину отсутствия подписи.

Что делать, если руководитель не предоставляет мотивированный отказ

Идеальная схема действий при несогласовании отчета — вежливо попросить у руководства мотивированный отказ. Многие руководители знают об этом требовании и без проблем подготовят письмо. Однако на практике возможны случаи, когда начальство не желает ничего писать — по незнанию или нежеланию тратить время. Как быть, если вам не дают мотивированный отказ?

Прежде всего, попробуйте еще раз обратиться официально: письменным запросом на имя руководителя с просьбой либо подписать отчет, либо выдать письменный отказ с обоснованием. Укажите, что это необходимо для прохождения аккредитации. Если же руководство категорически отказывается составлять и подписывать такой документ, не опускайте руки. Прикрепляйте к документам несогласованный отчет (без подписи) и обязательно добавьте от себя пояснение ситуации. 

Обратите внимание! Обычно в электронных системах подачи портфолио есть поле для комментариев или раздел для дополнительной информации — именно там можно указать причину отсутствия подписи руководителя. Например, написать: «Отчет не подписан руководителем в связи с отказом без предоставления мотивированного письма».

Согласно установленному порядку, если нет ни подписи, ни официального отказа, ваше заявление все равно будет рассмотрено, но несколько иначе: документы направят на рассмотрение региональной аккредитационной подкомиссии​. Это значит, что специальная комиссия изучит ваш случай индивидуально.

Стоит помнить, что подача отчета без подписи и без какого-либо отказа — нежелательна. В правилах напрямую указано: либо подпись руководителя, либо мотивированный отказ должны присутствовать, иначе документы могут и не принять к рассмотрению​. Поэтому, если столкнулись с упорным нежеланием руководства подписывать и оформлять отказ, постарайтесь получить хотя бы письменное подтверждение от руководства (даже в произвольной форме, по электронной почте и т.п.). В крайнем случае приложите объяснительную записку от себя, но обязательно уведомьте аккредитационный центр о сложившейся ситуации. Также можно обратиться выше – например, в региональный Минздрав или учредителю учреждения.

Обратите внимание! В некоторых случаях допускается согласовать отчет у вышестоящего руководителя: согласно пункту 105 приказа № 709н, если главный врач вашей организации не подписывает документ, можно попробовать заверить отчет у руководителя регионального здравоохранения (например, у министра здравоохранения региона или его заместителя)​. Такой путь требует времени, поэтому оцените целесообразность.

Главное — не оставлять проблему без внимания. Аккредитационная комиссия должна понимать, почему в вашем портфолио отчет без подписи. Если это объяснено либо официальным отказом, либо вашим комментарием и сопутствующими документами, процедуру аккредитации вы продолжите в штатном порядке (через профильную подкомиссию).

Почему мотивированный отказ не препятствует аккредитации

Медицинские работники нередко волнуются: не станет ли отказ руководителя «приговором» для аккредитации? Спешим успокоить — сам по себе мотивированный отказ никак не мешает вам пройти аккредитацию. Согласно правилам, наличие такого отказа вовсе не является основанием для отказа в аккредитации специалиста​. Ваши документы будут рассмотрены комиссией, просто немного другим путем. Если все остальные требования выполнены (правильно оформлен отчет, набраны нужные часы повышения квалификации и т.д.), то отказ руководителя не повлияет на конечный результат​. Несогласованные отчеты вместе с мотивированными отказами направляются на рассмотрение аккредитационной комиссии наряду с остальными портфолио. Решение о допуске к аккредитации выносится на основании совокупности представленных документов, и отсутствие подписи начальства при наличии объяснительного письма не станет препятствием.

На практике множество специалистов успешно прошли периодическую аккредитацию, приложив к портфолио мотивированный отказ вместо подписи. Комиссия понимает, что подобные ситуации возникают, и предусмотрела алгоритм их урегулирования. Таким образом, если вы столкнулись с необходимостью получать мотивированный отказ, воспринимайте его как технический момент, а не как угрозу вашей профессиональной карьере.