Электронный документооборот по охране труда в 2022 году

C 1 марта 2022 года Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ в Трудовой кодекс ввели новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». В материале мы рассказали, в каком случае допускается вести документы в цифровом формате, а когда потребуется только собственноручная подпись работника на бумажном носителе. Это оградит работодателя от претензий проверяющих органов и напрасных затрат.

Плюсы и минусы перевода документов по ОТ в электронный вид

В новой статье ТК РФ указано, что под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее –ЭДО) следует понимать создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (статья 22.1 ТК РФ).

Считается, что это снизит затраты работодателя на создание бумажных документов, сделает документооборот прозрачнее для проверок, удобнее для самих работников. Главное в этом деле – не торопиться переходить на цифру, а взвесить все за и против.

Цели внедрения ЭДО в трудовых отношениях:

• содействие занятости населения, в том числе посредством размещения информации о возможностях трудоустройства, работодателях, испытывающих потребность в работниках, наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, гражданах, ищущих работу;
• обеспечение процесса предоставления государственных услуг в области содействия занятости населения, в том числе оказания таких услуг в электронном виде;
• создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, а также с выполнением работ и оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера, прохождением практической подготовки, стажировки, профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования, авторским договорам, заключенным с физическими лицами;
• формирование аналитической информации о трудоустройстве граждан в Российской Федерации.

Электронный документооборот может осуществляться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и иных документов, однако положения о нем не применяются в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Инструктажи по охране труда должны проводиться в соответствии с утвержденным порядком обучения и проверки знаний требований охраны труда № 1/29 от 13 января 2003 г. Этот документ, также, как и его преемник – Постановление Правительства № 2464 не подразумевают замену бумажных журналов инструктажей на электронный формат.

Для выдающего наряд допускается применение электронной цифровой подписи, в отличие от ответственного руководителя работ, производителя работ (ответственного исполнителя работ) и членов бригады. Все эти работники расписываются в получении целевого инструктажа.

Считается, что проведение всех видов инструктажей по охране труда включает в себя не только предоставление информации работнику, но и устный опрос. Поэтому проведение инструктажей по охране труда в его теоретической части допускается проводить с применением дистанционных технологий, а вот практическую, материальную часть инструктажа необходимо преподать именно вживую.

Что нужно специалисту по охране труда, чтобы перевести документы в электронный вид

Лайфхак: если в нормативном правовом акте указано об ознакомлении с документом «под роспись», может применяться ЭЦП. Если же указано «подписать», «под подпись», речь идет именно о живой подписи работника.

➤ Выдача СИЗ

Выдачу СИЗ можно перевести в электронный формат. В пункте 13 Стандарта выдачи СИЗ указано, что работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н).

Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Вывод: для перевода на цифру ЭДО по выдаче СИЗ потребуется обеспечить подписание работниками документа о получении. Поэтому необходимо проверить, как в вашей организации ведется учет – например, применяется Типовая межотраслевая форма N МБ-7, или какой-либо другой документ, указанный в учетной политике организации. Если получить собственноручную подпись работника в бухгалтерских проводках не получится, то и перевести документооборот в цифру не выйдет.

➤ Обучение и проверку знаний требований охраны труда

Обучение тоже можно перевести в электронный формат. Для этого придется создавать личный кабинет работника, загружать туда задания и тесты, отслеживать, сколько времени работник уделяет обучению и ответам на вопросы теста. Если будет очевидно, что на процесс обучения работник затратил всего лишь час, то и качество таких знаний будет соответствующим.

Существует опасность, что за всех работников на вопросы будет отвечать один наиболее продвинутый сотрудник, что также не повысит качество обучения. Поэтому решите для себя: что важнее для организации, быстро или хорошо. Если баланс не достигнут, оставайтесь на бумажном варианте.

Как перейти на ЭДО в сфере охраны труда

ЭДО можно осуществлять как на платформе «Работа в России», так и в корпоративной информационной системе. Главное условие – обеспечение подписания, хранения электронных документов, и фиксация факта получения этих документов сторонами трудовых отношений.

Требования по структуре и формату электронных документов, устанавливаемые Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом, будут применять с 1 марта 2023 года, вместе с вводом в эксплуатацию Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом федеральным законом о занятости. Доступ к данной цифровой платформе будет открыт на едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГМУ).

С ЭЦП тоже есть свои нюансы. Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП). Для работников можно применять и простую электронную подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию, также можно применять и усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) . Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников.

Таблица: Какие ЭЦП можно применять в работе специалисту по охране труда

Для перехода на ЭДО специалисту по охране труда необходимо:

1. Определить, какие документы допускается перенести в электронный формат и подписывать с применением ЭЦП. Для этого придется «прошерстить» нормативную правовую базу по охране труда с учетом ограничений, указанных в 22.1-3 статьях ТК РФ.
2. Определить, есть ли необходимость перевода в цифру части документации, которая издается эпизодически, а не постоянно, и внедрение ЭДО в отношении которой будет нецелесообразным с экономической или организационно-технической точки зрения.
3. Разработать техническое задание для технических служб. Это самый сложный этап внедрения электронного документооборота.

Далее потребуется оформить необходимые документы и проинформировать об изменениях работников предприятия:

1. Назначить приказом руководителя лиц, ответственных за переход компании на электронный документооборот по охране труда.
2. Учесть мнение представительного органа работников. Для этого потребуется нормативно-правовое и технико-экономическое обоснование перехода. Профком или другой представительный орган должны установить, не приведет ли ЭДО к ухудшению положения работников.
3. Проинформировать работников о том, что планируется перевод документов по ОТ в электронный формат.
4. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), определяющие порядок функционирования ЭДО: перечень документов, переводимых в цифру, перечень должностей работников, в отношении которых будет применяться ЭДО, календарные сроки внедрения ЭДО и уведомления работников и правила использования ЭЦП работниками.

Может назреть необходимость подкорректировать коллективный договор, внести изменения в трудовой договор дополнительными соглашениями. Разумеется, что и положение о системе электронного документооборота всей компании должна быть переработана с учетом «новой страны-участницы» — охраны труда.

Всех принятых на работу в организации с 1 марта 2022 г. можно не просить подписать согласие на применение ЭДО, если это их первое рабочее место (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Согласие брать не нужно, а вот проинформировать придется.