Письмо Минтруда РФ от 21 февраля 2023 г. № 14-6/ООГ-1101: временный обмен электронными документами по ОТ

Изменение Х раздела Трудового кодекса повлекло за собой масштабную трансформацию в подзаконных нормативных актах: новый порядок обучения по охране труда, положение о расследовании несчастных случаев на производстве, правила по охране труда при эксплуатации электроустановок, новый порядок прохождения обязательного психиатрического освидетельствования работников. И это только часть важных изменений.

Работодатели и специалисты по охране труда обратились к чиновникам с вопросом: как определить срок, в который стороны должны предоставить документы на бумажном носителе взамен временных, которые предоставляли в электронном виде? Может ли такой срок быть установлен в локальном нормативном акте, которым определен порядок временного обмена электронными документами? Можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности работника, если он не предоставляет документы на бумажном носителе?

Ответ Татьяны Маленко, заместителя директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда

Исходя из смысла части 13 статьи 22.3 Кодекса временный обмен документами, в том числе документами, связанными с работой (включая выдачу копий документов, связанных с работой работника), в форме электронного документа или электронного образа документа возможен на основании принятого локального нормативного акта работодателя в исключительных случаях, с обязательным последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Обоснование: 

Часть 1 статьи 22.1 ТК РФ. Под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом.

Пункт 11 статьи 22.3 К РФ. При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника.

Часть 13 статьи 22.3 ТК РФ. В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Всю актуальную информацию об изменениях в работе специалистов по охране труда, найдете на нашем сайте: 

➤ Изменения с 1 марта 2023 года: как подготовиться специалисту по охране труда

➤ Новые правила технической эксплуатации электроустановок потребителей-2023: что перестроить в работе

➤ Требования к правилам и инструкциям по охране труда с 1 января 2023 года

➤ Обязательное тестирование специалистов по охране труда в 2023 году

➤ Реестры обученных по охране труда в 2023 году: кто подает и по какой форме

➤ Что изменили в типовых программах по пожарной безопасности с 1 марта 2023 года

➤ Новый порядок расследования и учета случаев профзаболеваний: что изменится с 1 марта 2023 года