Охрана труда в офисе с 31 августа 2026 года: какие документы, обучение, СОУТ и оценка рисков нужны работодателю

Если в компании нет станков, производства и работ повышенной опасности, это не освобождает работодателя от требований охраны труда. Даже в обычном офисе нужно организовать СУОТ, провести СОУТ и оценку профрисков, определить порядок обучения и инструктажей, и оформить обязательные документы. При этом для части офисных работников законодательство действительно предусматривает послабления. Разберем, что работодатель обязан сделать в любом случае, от каких процедур сотрудников можно освободить и какие документы должны быть в офисной компании.

Какие мероприятия по охране труда нужно организовать в офисе

Офис — такое же место работы с точки зрения требований охраны труда. Работодатель должен создать и обеспечить работу СУОТ, выявлять опасности и оценивать профриски, проводить СОУТ, организовать обучение и инструктажи, обеспечить работников СИЗ при наличии оснований и контролировать состояние условий труда (ст. 214 ТК РФ).

Офисному работодателю нужно:

• организовать СУОТ и распределить обязанности по охране труда;
• провести СОУТ на рабочих местах, где она обязательна;
• выявить опасности, оценить профессиональные риски и определить меры по их снижению;
• организовать вводный инструктаж и решить, кому нужны инструктажи на рабочем месте;
• определить, каких работников нужно обучать требованиям охраны труда, первой помощи и применению СИЗ;
• проверить, кому нужны СИЗ и обязательные медосмотры;
• организовать оказание первой помощи и обеспечить офис аптечкой;
• разработать необходимые инструкции и другие локальные документы по охране труда;
• планировать мероприятия по улучшению условий и охраны труда.

Планирование — часть работы СУОТ. В плане можно указать сами мероприятия, сроки, ответственных, ожидаемый результат, необходимые ресурсы и источники финансирования. За основу работодатель вправе взять Примерный перечень Минтруда, но переносить его целиком в документы офисной компании не нужно. Выбирайте мероприятия с учетом СОУТ, оценки профрисков и реальных условий работы (пп. 29–32 Примерного положения, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н, приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 771н).

Предусмотрите и расходы на охрану труда. Работодатели, кроме государственных унитарных предприятий и федеральных учреждений, финансируют мероприятия по улучшению условий и охраны труда в размере не менее 0,2 процента суммы затрат на производство продукции, работ или услуг. Это правило касается и компаний, которые оказывают услуги и работают преимущественно в офисе (ч. 3 ст. 225 ТК РФ). Мероприятия по охране труда в компании: виды, порядок разработки и ответственность >>>

Кого можно назначить ответственным за охрану труда в офисе

Сначала посмотрите на штатную численность работников компании. Если работодатель осуществляет производственную деятельность и у него больше 50 сотрудников, нужно создать службу охраны труда или ввести должность специалиста по охране труда. 

Важно! ТК РФ относит к производственной деятельности не только производство продукции, но и оказание различных видов услуг, поэтому это правило распространяется и на многие обычные офисные компании (ст. 209, ч. 1 ст. 223 ТК РФ).

Если работников 50 или меньше, работодатель сам решает, нужна ли отдельная служба или должность специалиста по охране труда с учетом специфики деятельности. Если их нет, функции по охране труда может выполнять руководитель организации, ИП лично, другой уполномоченный работник либо аккредитованная организация или ИП по гражданско-правовому договору (ч. 2, 3 ст. 223 ТК РФ). Аутсорсинг по охране труда: что доверить сторонней организации >>>

При этом не стоит сваливать всю охрану труда на одного сотрудника фразой в приказе «назначить ответственным за все». Функции лучше распределить: определить, кто организует обучение офисных работников, проводит вводный инструктаж, контролирует аптечки, участвует в оценке рисков и следит за выполнением мероприятий. Обязанности и полномочия закрепите в документах СУОТ и доведите их до работников (пп. 12, 13 Примерного положения, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н).

Какие документы по охране труда обязательны для офисных компаний

Даже если сотрудники работают только в офисе, компании нужны документы по СУОТ, СОУТ, оценке профессиональных рисков, инструктажам и обучению. Состав зависит от численности и категорий работников, условий труда и фактически выполняемых работ. Работодателю нужны:

• Положение о СУОТ;
• приказы и другие документы, в которых распределены обязанности по охране труда;
• документы по выявлению опасностей и оценке профессиональных рисков;
• мероприятия по снижению профессиональных рисков;
• документы по СОУТ: отчет, подтверждение ознакомления работников с результатами, декларация соответствия условий труда — если ее нужно подать;
• инструкции по охране труда для должностей, профессий или видов работ, для которых они необходимы;
• программа вводного инструктажа и документы о его проведении;
• программы инструктажей на рабочем месте и документы об их проведении, если такие инструктажи обязательны;
• перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа, если компания применяет это освобождение;
• документы по обучению охране труда: программы, документы о комиссии и протоколы проверки знания требований охраны труда, если компания проводит обучение самостоятельно;
• документы по обучению первой помощи и применению СИЗ, если такое обучение обязательно;
• нормы бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств, если работникам положены СИЗ;
• документы по обязательным медосмотрам, если для работников есть основания их проводить;
• план мероприятий по улучшению условий и охраны труда.

Состав документов у компаний различается. Он зависит от численности работников, структуры организации, результатов СОУТ и оценки профрисков, должностей и фактически выполняемых работ. Сначала определите, какие процедуры обязательны для конкретных работников и рабочих мест, затем оформите документы, которые устанавливают эти процедуры и подтверждают их выполнение (ст. 214 ТК РФ).

Важно! Основной документ по СУОТ — Положение о СУОТ. В нем закрепляют распределение обязанностей, управление профессиональными рисками, обучение, контроль условий труда и другие обязательные процедуры. Мероприятия по охране труда фиксируют в плане с указанием сроков, ответственных, необходимых ресурсов и ожидаемых результатов (пп. 29–32 Примерного положения, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н).

По инструктажам и обучению оформляют программу вводного инструктажа, документы о назначении ответственных и сведения о проведенных инструктажах. Если часть работников освобождена от первичного инструктажа, утверждают перечень соответствующих профессий и должностей. Если компания сама обучает работников, оформляют программы обучения, документы о комиссии и протоколы проверки знания требований охраны труда (пп. 11, 13, 80, 86–88, 91 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Инструкции по охране труда разрабатывают с учетом трудовой функции работников, выполняемых работ, результатов СОУТ и оценки профессиональных рисков. Одна инструкция для всех сотрудников офиса не подойдет, если у работников разные обязанности и опасности (приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н).

По СОУТ хранят отчет, документы об ознакомлении работников с результатами и декларацию соответствия условий труда, если ее подают. По оценке профрисков фиксируют выявленные опасности, результаты оценки и меры по снижению рисков. Обязательных унифицированных форм таких документов нет, порядок оформления работодатель устанавливает в рамках СУОТ (ст. 218 ТК РФ, приказ Минтруда России от 28.12.2021 № 926, приказ Минтруда России от 31.01.2022 № 36).

Нужно ли проводить СОУТ в офисе

СОУТ проводят не только на производстве, но и на обычных офисных рабочих местах. Наличие только стола, кресла и компьютера не освобождает работодателя от спецоценки. Исключения предусмотрены, например, для дистанционных работников и надомников, но стационарные рабочие места в офисе к ним не относятся (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).

Важно! СОУТ проводят не реже 1 раза в 5 лет, если для рабочего места не действует исключение, установленное Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ. 

В частности, повторную спецоценку не проводят на рабочих местах с действующей декларацией соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Такая декларация действует бессрочно, пока сохраняются условия труда и не возникают основания для ее прекращения (ч. 4 ст. 8, ч. 4, 5 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Результаты СОУТ влияют и на обучение офисных работников. Освободить сотрудника от первичного инструктажа или программы Б в предусмотренных Правилами случаях можно только при оптимальных или допустимых условиях труда. Поэтому без актуальных результатов СОУТ применить эти послабления не получится.

Нужна ли оценка профрисков офисным работникам

Оценку профессиональных рисков проводят и на офисных рабочих местах. СОУТ ее не заменяет: это две разные процедуры. В рамках СУОТ работодатель выявляет опасности, оценивает уровни профессиональных рисков и определяет меры по их снижению (ст. 214, 218 ТК РФ). Оценка профессиональных рисков: новые правила >>>

В офисе тоже есть опасности, которые нужно учитывать при оценке. Сотрудник может поскользнуться на мокром полу, споткнуться о кабель, получить травму из-за падения предметов или неисправной техники. Перечень опасностей определяют по фактическим условиям работы и обязанностям сотрудников, а не переносят из готового шаблона (приказ Минтруда России от 31.01.2022 № 36).

Метод оценки работодатель выбирает с учетом характера деятельности и выявленных опасностей. Для офиса можно применять, например, контрольные листы или матричный метод, если они позволяют объективно определить уровень риска. Рекомендации по выбору методов оценки профессиональных рисков утверждены приказом Минтруда России от 28.12.2021 № 926. Карта оценки рисков: для чего нужна и как разработать >>>

Особенности обучения офисных работников охране труда с 31 августа 2026 года

Офисных работников нельзя автоматически освободить от обучения по охране труда. Для каждого сотрудника нужно определить, какие инструктажи и виды обучения ему необходимы: вводный и первичный инструктажи, обучение требованиям охраны труда, первой помощи и применению СИЗ. С 31 августа 2026 года применяйте Правила № 2464 с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805.

Вводный инструктаж офисников

По общему правилу вводный инструктаж проводят вновь принятым работникам до начала выполнения трудовых функций. Отдельного освобождения только потому, что сотрудник работает в офисе, Правила № 2464 не предусматривают. Инструктаж проводят по программе вводного инструктажа с учетом специфики деятельности работодателя (пп. 10, 11 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Важно! С 31 августа 2026 года появилось отдельное исключение для внутреннего совместительства. Если работник уже прошел необходимое обучение, а при оформлении внутреннего совместительства сохраняются условия труда, источники опасности, ранее идентифицированные уровни профрисков и характер выполняемой работы, новый вводный инструктаж проводить не нужно. В такой ситуации также не требуются повторное обучение и проверка знания требований охраны труда (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Если офисных работников освобождают от первичного инструктажа, вопросы безопасной работы с компьютерами, оргтехникой и бытовой техникой нельзя просто выбросить из подготовки. Информацию о безопасных методах и приемах работы с этими источниками опасности включают в программу вводного инструктажа (п. 13 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Можно ли освободить офисного работника от первичного инструктажа

Можно, но не любого сотрудника только по признаку работы в офисе. С 31 августа 2026 года пункт 13 Правил № 2464 прямо говорит о трудовой деятельности, связанной исключительно с опасностями от персональных компьютеров, определенной копировально-множительной техники, другой офисной оргтехники и бытовой техники, которую не используют в технологическом процессе. Еще одно обязательное условие — оптимальный или допустимый класс условий труда по результатам СОУТ (п. 13 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Работодатель сам утверждает перечень профессий и должностей сотрудников, которых освобождает от первичного инструктажа. Если работник попал в этот перечень и первичный инструктаж ему не проводят, повторный инструктаж также не требуется. Если же его работа связана с другими опасностями и условия пункта 13 не выполняются, сотрудник проходит первичный и повторный инструктажи по общим правилам (пп. 13–15 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Нужно ли офисным работникам обучение по программе Б

Не всем. После изменений в порядке обучения работодатель вправе не проводить программу Б работникам, отнесенным к категории специалистов, если их деятельность связана исключительно с офисными источниками опасности, перечисленными в пункте 54, а условия труда по СОУТ оптимальные или допустимые. Решение об освобождении принимает работодатель (подп. «в» п. 53, п. 54 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Обучение требованиям охраны труда с 31 августа 2026 года по программам А, Б и В: разбор от эксперта >>>

Например, при соблюдении этих условий программу Б можно не проводить бухгалтеру, юристу, экономисту или менеджеру, который относится к категории специалистов. Послабление может применяться и к руководителям структурных подразделений и их заместителям в случаях, предусмотренных пунктом 54. При этом для руководителей не исчезает программа А, если она обязательна для них по пункту 53 Правил (подп. «б», «в» п. 53, п. 54 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Важно! Работников рабочих профессий нельзя освободить от обучения по программе Б только потому, что они работают в офисе. Уборщики, рабочие по комплексному обслуживанию здания, электрики и другие работники рабочих профессий проходят обучение с учетом требований к их категории и опасностей на рабочем месте. Для них послабление, предусмотренное для отдельных специалистов, не действует.

Первая помощь — отдельный вид обучения, и проходить его всем сотрудникам офиса подряд не требуется. Обязательные категории перечислены в пункте 33 Правил № 2464. К ним относятся, например, специалисты по охране труда, работники рабочих профессий, водители, сотрудники, которые проводят инструктажи с вопросами первой помощи, и члены комиссии по проверке знаний, умений и навыков по первой помощи (п. 33 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Нужны ли офисным работникам СИЗ и медосмотры

СИЗ нужны не всем сотрудникам, которые работают в офисе. Работодатель определяет потребность в них по должности работника, результатам СОУТ и оценки профессиональных рисков, а нормы выдачи разрабатывает на основании Единых типовых норм. Если для конкретной должности и выявленных на рабочем месте опасностей средства защиты не требуются, выдавать СИЗ только из-за работы в офисе не нужно (ст. 221 ТК РФ, пп. 10, 13, 14 Правил, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 767н).

Например, у бухгалтера, юриста или менеджера, который работает за компьютером и не сталкивается с другими опасностями, потребности в специальной одежде, обуви или других СИЗ может не быть. Для уборщика, водителя, электрика, работника хозяйственной службы или специалиста, который посещает производственные помещения, потребность определяют отдельно по его должности и выявленным опасностям. Работодатель в любом случае утверждает свои нормы бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств с учетом ЕТН, СОУТ и оценки профрисков (п. 10 Правил, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н).

Таблица. В каких случаях офисным работникам нужны СИЗ

Обязательные медосмотры также не проводят всем офисным сотрудникам подряд. Они нужны, если работник подвергается вредным или опасным производственным факторам либо выполняет работу, для которой предварительные и периодические медосмотры предусмотрены отдельно. Поэтому водитель организации может подлежать медосмотрам из-за работы, связанной с движением транспорта, а бухгалтер или менеджер — только при наличии другого установленного законом основания (ст. 220 ТК РФ, приказ Минтруда России № 988н, приказ Минздрава России № 1420н от 31.12.2020, приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).

Работа за компьютером сама по себе не делает медосмотр обязательным. Направлять сотрудника на осмотр по фактору электромагнитного поля нужно, если по результатам СОУТ или другим предусмотренным данным установлено превышение допустимого уровня электромагнитного поля, указанного в перечне вредных и опасных факторов. Если уровень не превышен и других оснований для медосмотра нет, только постоянная работа за компьютером обязанности проводить предварительные и периодические осмотры не создает (п. 4.2.5 Перечня, утв. приказом Минтруда России № 988н, приказ Минздрава России № 1420н от 31.12.2020). Направления на медосмотр: образцы по новому приказу >>>

Как накажут, если офисная компания не ведет охрану труда

Если работодатель не организовал охрану труда офисных работников, инспекция проверит, какие именно обязанности он не выполнил. Отсутствие СУОТ, оценки профессиональных рисков и других обязательных процедур может повлечь предупреждение или штраф:

• для должностного лица от 2 тыс. до 5 тыс. руб., 
• для организации — от 50 тыс. до 80 тыс. руб. 

За непроведение СОУТ установлена отдельная ответственность: должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб., организации — от 60 тыс. до 80 тыс. руб. (ч. 1, 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ). План проверок на 2026 год: к каким компания придет инспектор >>>

Отдельно оштрафуют за допуск к работе сотрудника, который не прошел обязательное обучение и проверку знания требований охраны труда или обязательный медосмотр: 

• должностное лицо на сумму от 15 тыс. до 25 тыс. руб., 
• организацию на сумму от 110 тыс. до 130 тыс. руб. 

Если работникам не выдали СИЗ второго класса риска, должностному лицу грозит штраф от 20 тыс. до 30 тыс. руб., организации — от 130 тыс. до 150 тыс. руб. (ч. 3, 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Поэтому компания, в которой сотрудники работают только в офисе, не может ограничиться одним приказом об ответственном за охрану труда. Нужно организовать СУОТ, провести СОУТ и оценку профрисков, определить обязательные инструктажи и обучение, проверить основания для медосмотров и выдачи СИЗ и оформить результаты этих процедур. При повторном аналогичном нарушении штрафы увеличиваются, а должностному лицу может грозить дисквалификация, организации — административное приостановление деятельности до 90 суток (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).