Обучение по охране труда в рабочее время: как оплачивать и табелировать

Эксперты ЦОКО№1 объяснили, нужно ли включать обучение по охране труда в рабочее время, как оплатить этот период и какой код поставить в табеле. Разберем отдельно обучение в учебном центре и внутри компании, в том числе дистанционный формат и занятия в течение части рабочего дня. Также покажем, какие документы защитят работодателя при проверке ГИТ и трудовом споре.

Обучение по охране труда: включается в рабочее время или нет

Обучение требованиям охраны труда и проверку знаний проводят с отрывом от работы. Это означает, что на время занятий сотрудника освобождают от его обычных обязанностей: он изучает программу, выполняет практические задания и проходит проверку знаний. Работодатель не вправе одновременно поручить ему производственное задание и потребовать участвовать в обучении, даже если курс проходит дистанционно непосредственно на рабочем месте (п. 65, 66 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Важно! Минтруд разъяснил, что обучение по охране труда и проверка знаний являются обязанностью сотрудника и неотъемлемой частью рабочего времени. На этот период за ним сохраняют должность и средний заработок, а само время можно включить в рабочее (письмо Минтруда России от 06.05.2026 № 14-6/В-537).

Обязанности здесь встречные. Компания должна за свой счет организовать подготовку, предоставить время для занятий и не допускать к работе сотрудника без необходимых знаний (абз. 11, 15 ч. 3 ст. 214 ТК РФ). Сотрудник, со своей стороны, обязан пройти обучение, инструктаж, стажировку, если она требуется, и подтвердить знания на проверке (абз. 6 ч. 1 ст. 215 ТК РФ).

Письмо Минтруда не является нормативным правовым актом, и ведомство отдельно обращает на это внимание. Однако его позиция основана на действующих Правилах № 2464, которые требуют проводить занятия с отрывом от работы. Поэтому безопасный для работодателя вариант — включать обучение в рабочее время, сохранять средний заработок и закреплять этот порядок в приказе и локальных документах.

Как рассчитывать средний заработок. Средний заработок рассчитывайте по правилам, которые действуют с 1 сентября 2025 года. При обычном учете рабочего времени средний дневной заработок умножают на количество рабочих дней по графику сотрудника, которые пришлись на период занятий. При суммированном учете используют средний часовой заработок и количество рабочих часов по графику в оплачиваемом периоде (п. 9, 13 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540).

Не планируйте обязательное обучение после смены или в выходной только потому, что в это время сотрудник не занят основной работой. Поскольку Минтруд относит подготовку к рабочему времени, занятия за пределами графика создают риск спора о сверхурочной работе либо работе в выходной день. Безопаснее изменить график или оформить привлечение к работе за его пределами с установленной компенсацией (ст. 99, 152, 153 ТК РФ).

Вариант №1. Если работника направляют на обучение в УЦ

Шаг 1. До заключения договора проверьте, вправе ли учебный центр проводить нужные программы. Сведения об организации и направлениях ее работы должны находиться в реестре организаций и ИП, оказывающих услуги по обучению работодателей и работников вопросам охраны труда. Одной лицензии на образовательную деятельность недостаточно, если для выбранной программы Правила № 2464 требуют обучения в организации, включенной в соответствующий реестр.

Шаг 2. Получите от учебного центра программу и расписание до начала курса. По этим документам определите, в какие дни и часы сотрудник будет отсутствовать на рабочем месте, и передайте сведения кадровой службе и бухгалтерии. Если в расписании указано шесть учебных часов, не следует автоматически табелировать восемь: оставшиеся два часа сотрудник либо работает, либо освобождается от работы на основании приказа работодателя.

Шаг 3. Издайте приказ о направлении на обучение и ознакомьте с ним сотрудника. Укажите учебный центр, программу, форму занятий, даты и часы, порядок освобождения от работы, сохранение среднего заработка и код для табеля. Закон прямо не называет такой приказ обязательным документом, однако без него кадровой службе будет сложно подтвердить причину отсутствия, а бухгалтерии — основание для расчета выплаты.

Приказ о направлении сотрудника на обучение в учебный центр: образец

Скачать образец >>>

Когда учебный центр находится в той же местности, командировку оформлять не нужно. Если для обучения сотрудник едет в другой населенный пункт по распоряжению работодателя, оформите поездку как командировку и возместите проезд, проживание, суточные и иные согласованные расходы. За рабочие дни по графику также сохраните средний заработок (ст. 167, 168 ТК РФ).

Важно! На период вебинаров, самостоятельной подготовки, практических занятий и проверки знаний сотрудника также освобождают от текущей работы. Учебный центр должен обеспечить доступ к материалам, взаимодействие с преподавателем, идентификацию обучающегося и контроль прохождения программы (п. 66, 95 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Не поручайте сотруднику отвечать на рабочие письма и выполнять задания во время дистанционного занятия. Иначе работодателю будет трудно доказать, что обучение действительно проходило с отрывом от работы, особенно если программа предусматривает практическую часть. Для подтверждения сохраните расписание, сведения о входе на платформу, отчеты о прохождении модулей и протокол проверки знаний.

После завершения курса получите протокол проверки знания требований охраны труда. Проверьте сведения о сотруднике, наименование программы, дату, результат проверки и регистрационный номер записи в реестре обученных лиц. Ошибки исправляйте через учебный центр до допуска сотрудника к работе, для которой требуется соответствующая подготовка (п. 91–93 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Обзор изменений в Правилах обучения по охране труда 2464 с 31 августа 2026 года >>>

Вариант №2. Если работника обучают по ОТ внутри компании

Обучение на территории работодателя подчиняется тому же правилу: занятия проводят с отрывом от основной работы. Нельзя посадить сотрудника за компьютер в цехе, включить ему курс и одновременно требовать контролировать оборудование или обслуживать клиентов. На период, который указан в расписании, руководитель подразделения должен снять с него производственные задания (п. 65 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

До начала внутреннего обучения определите, вправе ли компания самостоятельно проводить программы для конкретной категории сотрудников. Работодателю потребуются утвержденные программы, оборудованные места обучения, учебно-методические материалы, обучающие и комиссия по проверке знаний. Также необходимо передать сведения в реестр работодателей, которые самостоятельно обучают своих сотрудников, когда такая регистрация предусмотрена Правилами № 2464. Будет полезно: Программы инструктажей по охране труда: кто и как составляет >>>

Важно! Суды принимают самоподготовку как допустимую форму, если работодатель действительно создал условия для обучения. В одном из дел компания освободила слесаря от работы, сохранила средний заработок, предоставила программы, материалы, консультации и практические занятия. Работник не ответил на половину вопросов, не прошел проверку и был законно отстранен без начисления зарплаты до успешной пересдачи (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 21.10.2025 № 8Г-12926/2025).

Вывод из этого дела. Документируйте не только экзамен, но и само обучение. Одного протокола с результатом «неудовлетворительно» недостаточно, если сотрудник заявит, что ему не дали материалы, время или доступ к преподавателю. Работодателю пригодятся приказ, расписание, журнал занятий, задания, сведения о консультациях, лист ознакомления с программой и протокол комиссии.

Если сотрудник не прошел проверку, направьте его на повторную проверку не позднее 30 календарных дней. До успешного результата не допускайте его к работе, для которой требуются соответствующие знания. Основание и период отстранения оформите приказом, с которым ознакомьте сотрудника под подпись (п. 79 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, абз. 3 ч. 1 ст. 76 ТК РФ).

Оплата отстранения зависит от причины неудачи. Если работодатель организовал полноценное обучение, а сотрудник по своей вине не подготовился, уклонялся от занятий или отказался от проверки, зарплату за период отстранения не начисляют. Если сотрудник не прошел подготовку не по своей вине, например компания не организовала курс, период отстранения оплачивают как простой (ч. 3 ст. 76, ч. 1 ст. 157 ТК РФ).

Так, в одном деле работодатель многократно проводил проверки знаний, но не доказал, что перед ними организовал сотруднику обучение и ознакомил его с локальными документами. Суды признали протоколы и приказы об отстранении незаконными, а кассация взыскала полный средний заработок за семь месяцев, поскольку сотрудника незаконно лишили возможности трудиться. Оплата в размере двух третей среднего заработка не применялась, так как работодатель не оформил простой и само отстранение было незаконным (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 02.04.2024 по делу № 8Г-6646/2024).

Какие документы оформить, если направляете работника на обучение по ОТ

Начните с локального порядка организации обучения по охране труда. В нем распределите обязанности между специалистом по охране труда, руководителями подразделений, кадровой службой и бухгалтерией. Отдельно закрепите, кто составляет график, освобождает сотрудников от работы, передает сведения для табеля и контролирует получение протоколов.

Для каждого курса подготовьте документы, которые подтвердят четыре обстоятельства: сотрудника своевременно направили на обучение, ему предоставили рабочее время, работодатель создал условия для подготовки, а проверка знаний прошла по установленной процедуре. Набор документов зависит от места и формы занятий. Ориентируйтесь на таблицу.

Документ	Что в нем указать	Зачем нужен
Приказ о направлении на обучение	Сотрудники, программа, учебный центр, даты и часы, освобождение от работы, сохранение среднего заработка, код табеля	Подтверждает причину отсутствия и основание для оплаты
Список обучающихся	Ф. И. О., должности, подразделения, программы	Помогает контролировать сроки и объем подготовки
Расписание	Даты, время теории, практики и проверки знаний	Позволяет правильно определить оплачиваемые часы
Договор с учебным центром	Программа, сроки, форма, стоимость, документы по итогам	Подтверждает организацию внешнего обучения
Приказ о внутреннем обучении	Программы, обучающие, места занятий, сроки	Фиксирует организацию курса внутри компании
Приказ о комиссии	Не менее трех подготовленных членов комиссии	Подтверждает полномочия проверяющих
Журнал или лист учета занятий	Даты, темы, продолжительность, присутствие сотрудников	Доказывает, что обучение не было формальным
Протокол проверки знаний	Программа, результат, дата, подписи комиссии, реестровый номер	Подтверждает результат обучения
Приказ об отстранении	Причина, дата начала, срок, порядок оплаты	Нужен при неудовлетворительном результате
Приказ о допуске к работе	Дата успешной проверки и возобновления работы	Закрывает период отстранения

В приказе о направлении на обучение укажите точное время занятий. Если сотрудник учится с 9 до 13 часов, а затем возвращается к работе, это должно следовать из документа. Бухгалтерия начислит средний заработок за четыре учебных часа и обычную оплату за оставшуюся часть смены.

Не оформляйте на время обязательного обучения отпуск без сохранения зарплаты. Не требуйте от сотрудника самостоятельно использовать ежегодный отпуск или выходной день. Такие решения нарушают гарантии, связанные с обязательным обучением по охране труда.

Если сотрудник не прошел проверку, подготовьте отдельный приказ об отстранении. После успешной повторной проверки оформите допуск к работе. Даты в приказах должны совпадать с протоколами и сведениями в табеле.

При внутреннем обучении дополнительно сохраните материалы, которые подтверждают его содержание. Это могут быть презентации, задания, листы практических занятий, сведения о работе на тренажерах и записи дистанционной платформы. Подпись сотрудника только в итоговом протоколе не доказывает, что он прошел учебную программу.

Как отражать обучение в табеле учета рабочего времени

Минтруд не установил обязательный код для обучения по охране труда. Коммерческие организации вправе разработать собственную форму табеля и самостоятельно утвердить условные обозначения. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, которое отвечает за бухгалтерский учет (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Практичнее ввести отдельный код, например «УОТ» — обучение по охране труда. Расшифруйте его в приказе об утверждении формы табеля или в приложении к положению об учете рабочего времени. Такой код позволит отличить часы обучения со средним заработком от обычной явки, командировки, повышения квалификации и отсутствия на работе.

Ситуация	Как отразить в табеле
Обучение занимает всю смену	«УОТ» и количество часов по графику, например 8
Обучение длится часть смены	«УОТ» — 4 часа, «Я» — 4 часа
Дистанционный курс проходит весь рабочий день	«УОТ» и часы по графику
Проверка знаний проходит отдельно от курса	«УОТ» и фактическое количество часов проверки
Обучение проходит в другом городе и оформлена командировка	«К» или «06», если такой порядок закреплен в форме табеля
Работник отстранен после неудовлетворительной проверки	Код отстранения, утвержденный работодателем
Сотрудник находится на больничном	Код временной нетрудоспособности, обучение переносят
Сотрудник находится в отпуске	Код отпуска, обучение проводят после его окончания либо оформляют отзыв с согласия сотрудника

Если программа длится четыре часа, а смена — восемь, возможны два варианта:

1. Сотрудник после занятий возвращается к обычной работе, и тогда в табеле отражают четыре часа обучения и четыре часа явки
2. Работодатель освобождает его на всю смену, но такое решение должно следовать из приказа и быть согласовано с бухгалтерией.

Код «Я» на весь день не является очевидной ошибкой, поскольку Минтруд считает обучение частью рабочего времени. Однако он не показывает, что за этот день нужно сохранить средний заработок, а не начислить обычную зарплату. Отдельное обозначение снижает риск расчетной ошибки и помогает подтвердить период обучения при проверке.

Код «ПК» в унифицированных формах № Т-12 и № Т-13 означает повышение квалификации с отрывом от работы. Обучение требованиям охраны труда не всегда относится к дополнительному профессиональному образованию, поэтому автоматически ставить «ПК» не следует. Используйте этот код, только если такое обозначение закреплено в форме работодателя и не создает путаницы с другими видами подготовки.

Важно! Если сотрудник направлен в учебный центр в другой город, согласуйте код с правилами оформления командировок. Компания может использовать код командировки «К» или специальное комбинированное обозначение, которое показывает цель поездки. Главное, чтобы выбранный порядок был утвержден заранее и одинаково применялся кадровой службой, специалистом по охране труда и бухгалтерией.

Проверяйте табель по расписанию, а не только по датам в протоколе. Протокол подтверждает результат проверки знаний, но не всегда показывает продолжительность занятий. Основанием для количества оплачиваемых часов должны быть приказ, график, программа и сведения учебного центра.

Как накажут, если обучать по ОТ в рабочее время

Ответственность возникает за допуск необученного сотрудника, формальную подготовку, неправильное отстранение или отказ оплатить учебный период. Если компания допустит к работе сотрудника, который не прошел обязательное обучение и проверку знаний, должностному лицу и ИП грозит штраф от 15 000 до 25 000 руб. Для организации штраф составляет от 110 000 до 130 000 руб. Ответственность применяют за каждого необученного сотрудника, которого фактически допустили к работе (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Если работодатель не выплатит средний заработок за период обучения, сотрудник сможет потребовать задолженность и компенсацию за задержку. Инспекция также может привлечь компанию за нарушение правил оплаты труда. Дополнительно сотрудник вправе взыскать компенсацию морального вреда, если докажет нарушение своих трудовых прав (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 236, 237 ТК РФ).

Отдельный риск возникает при неправильном отстранении. Если сотрудник не прошел обучение из-за бездействия работодателя, нельзя оставить его без выплат и переложить ответственность на него. При надлежащем оформлении этот период оплачивают как простой, а при незаконном лишении возможности работать суд может взыскать полный средний заработок (ч. 3 ст. 76, ст. 157, 234 ТК РФ).